MODULES COMPLEMENTAIRES

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TIMESHEET

INTRODUCTION

Le module technique complémentaire ‘Time Sheet’ est un outil qui permet d’encoder ses heures de prestations de sa journée de travail. Il est possible de spécifier le projet pour le client que vous avez travaillé ainsi que son type d’intervention.

Voici une liste non exhaustive des types d’interventions possible :

Ad : Administration
Conge : Congés
Div : Divers
Dr : Recherche et Développements
Ho : Hotline
Km : Kilométrage
Ma : Maladie
Recup : Récupération
Réseau : Réseau
.......

COMMENT ENCODER SA PRESTATION ?

Exemple : vous venez de donner du support téléphonique à un de vos clients sur un problème lié au produit que vous lui avez vendu.

Tout d’abord, indiquez le nom du client auquel la prestation fera référence. Ensuite, le type de projet qui n’est pas obligatoire et le type d’intervention effectué qui est obligatoire par contre.
La date de la prestation qui prend automatiquement la date du jour ainsi que l’heure de début et l’heure de fin. La durée de l’intervention se calcule automatiquement et enfin la description complète de votre prestation.

Voici une illustration de cet exemple :

Nous voyons bien que nous avons un client pour lequels nous avons travaillé à titre administrattif pendant 15 minutes à lui rédifer un mail et mettre à jour notre agenda.

Ensuite un autre client en hotline, où nous effectuons un suivi de dossier sur un problème constaté pendant 15 minutes également.

PRESTATIONS FACTURABLES OU NON

Il est possible de stipuler que la prestation effectué pour le client soit facturable ou non. En effet, si par exemple vous vous occupez d’un problème lié à votre produit, vous ne facturerez pas spécialement la durée de votre intervention. Mais dans le cas d’une demande spécifique par contre, vous le lui facturer le total du temps passé sur ce projet.

Pour ce faire, vous disposez de différentes cases à cocher qui traiteront l’information comme il se doit.

Si vous cochez la case « Facturable », vous estimez que la prestation effectuée pour le client doit être facturé. Elle sera confirmé ou non par un responsable chargé de vérifié les prestations.

Si vous cochez la case « Envoi » cela signifie que la personne responsable de l’encodage des prestations validera si oui ou non la prestation sera effectivement facturée.

Si vous cochez la case « Ne pas imprimer », la prestation ne sera pas facturer ni imprimer à votre client.

Si vous cochez la case « Traité », cela veut dire que le dossier est bel et bien clôturé et que la prestation sera facturée au client.

FRAIS DE DEPLACEMENT POUR UNE INTERVENTION

Prenons le cas où vous devez vous rendre sur site pour une journée chez votre client qui se trouve à 50 kilomètres de votre bureau pour lui configurer son parc informatique composé de 50 postes de travails, vous encoderez la prestation comme illustré ci-dessous :

Dans la colonne Km qui suit la colonne ‘Description’ vous indiquerez le nombre total de kilomètres à savoir : 100Km , pour comptabiliser le trajet aller et retour au bureau.